Data Berantakan di Excel Ini Cara Cepat Merapikannya dengan Fitur Sortir

Menghadapi ribuan baris data yang acak-acakan di tempat kerja sering kali membuat pusing dan membuang banyak waktu berharga Anda. Kunci utama untuk mengatasi masalah ini adalah memahami cara mengurutkan data di excel secara efektif agar laporan menjadi lebih rapi dan mudah dianalisis. Saya sering melihat banyak pengguna pemula yang masih melakukan pengurutan secara manual karena belum familier dengan fitur sortir bawaan Microsoft Excel.

Padahal, Microsoft Excel menyediakan berbagai metode sortir data excel otomatis yang sangat fleksibel untuk mempercepat beban kerja harian Anda.

Berdasarkan informasi resmi dari support.microsoft.com, pengurutan data dapat dilakukan menurut teks (A ke Z atau Z ke A), angka (terkecil ke terbesar atau terbesar ke terkecil), serta tanggal dan waktu (terlama ke terbaru dan terbaru ke terlama). Mari kita bedah secara kritis bagaimana mengoptimalkan fitur mendasar ini untuk produktivitas kerja Anda sehari-hari.

Cara paling konvensional yang sering digunakan oleh para profesional adalah memanfaatkan tombol perintah yang ada pada tab Home atau Data. Langkah ini sangat cocok bagi Anda yang ingin merapikan tabel statis tanpa perlu mengetik rumus yang rumit atau membingungkan.

Untuk mengurutkan nama abjad di excel, Anda hanya perlu memblok kolom nama tersebut, lalu memilih ikon Sort A to Z yang tersedia di toolbar. Secara otomatis, Excel akan menyusun ulang seluruh baris berdasarkan urutan alfabetis dari nama yang paling awal hingga yang paling akhir. Namun, Anda harus berhati-hati ketika menghadapi kolom yang berisi campuran data berupa angka murni dan teks di dalam lembar kerja Anda.

Angka yang disimpan sebagai angka akan diurutkan terlebih dahulu dari angka yang disimpan sebagai teks jika format tidak seragam.

Kondisi format yang tidak seragam ini sering kali menjadi jebakan batman bagi pengguna yang kurang teliti dalam memeriksa tipe datanya.

Efeknya, urutan data Anda bisa menjadi kacau lho, karena Excel menganggap sebagian angka tersebut sebagai string teks biasa. Bagi yang ingin mencari nilai tertinggi, cara sortir data dari terbesar ke terkecil excel bisa langsung diterapkan pada kolom nominal atau kuantitas. Metode ini langsung menempatkan angka paling jumbo di baris paling atas, sehingga Anda bisa menganalisis peringkat performa dengan sangat instan.

Selain teks dan angka murni, Anda juga bisa melakukan urutkan data excel berdasarkan tanggal untuk memantau linimasa sebuah proyek secara akurat.

Excel akan membaca serial waktu tersebut untuk menyusun dokumen dari tanggal terlama ke terbaru, atau justru sebaliknya tergantung kebutuhan analisis.

Mengenal Alternatif Sortir Berdasarkan Format Visual dan Daftar Kustom

Fitur pengurutan di Excel ternyata tidak terbatas pada nilai teks atau angka yang tertulis di dalam sel saja, lho. Menurut panduan dari support.microsoft.com, pengurutan juga dapat dilakukan menurut daftar kustom (seperti Besar, Sedang, Kecil) atau menurut format (termasuk warna sel, warna font, atau rangkaian ikon).

Kemampuan ini sangat berguna jika Anda sering memberikan penanda visual berupa warna merah atau hijau untuk status kerja tertentu. Mari kita lihat ringkasan kapabilitas pengurutan dasar yang didukung oleh Microsoft Excel dalam tabel terstruktur di bawah ini.

Meskipun fitur sortir berbasis warna ini sangat membantu, menurut saya ini juga memiliki kekurangan (cons) yang wajib Anda waspadai.

Kekurangannya adalah pengurutan visual ini tidak memiliki standar baku visual yang universal, sehingga rentan membingungkan jika file dibagikan ke orang lain. Jika rekan kerja Anda mengubah warna sel secara tidak sengaja, maka susunan urutan data yang sudah Anda bangun bisa berantakan seketika. Oleh karena itu, penggunaan daftar kustom jauh lebih aman untuk data berhierarki seperti tingkatan jabatan atau ukuran produk perusahaan.

Otomatisasi Modern Menggunakan Fungsi SORT Dinamis

Bagi Anda yang sudah menggunakan versi Excel modern, ada cara memakai filter dan sort excel yang jauh lebih canggih tanpa klik tombol menu.

Anda bisa memanfaatkan fungsi SORT excel yang bekerja secara dinamis untuk mengurutkan konten rentang atau larik secara otomatis. Kelebihan utama metode rumus ini adalah sifatnya yang responsif; ketika data sumber berubah, hasil sortir akan langsung memperbarui diri.

Sintaksis Fungsi SORT: SORT(larik, [indeks_sortir], [urutan_sortir], [menurut_kolom]). Di mana argumen larik adalah rentang atau larik yang akan diurutkan. Untuk menggunakan rumus ini secara optimal, Anda perlu memahami setiap bagian argumen opsional yang disediakan oleh Microsoft Excel.

• indeks_sortir: Angka yang menunjukkan baris atau kolom untuk dasar pengurutan. Jika tidak tersedia, baris 1/kolom 1 dianggap pilihan.
• urutan_sortir: Angka 1 untuk urutan naik (default), sedangkan angka -1 digunakan untuk urutan menurun. Jika tidak diberikan, urutan naik dianggap pilihan.
• menurut_kolom: Nilai logika FALSE untuk mengurutkan menurut baris (default), sedangkan TRUE untuk mengurutkan menurut kolom.

Secara default, Excel mengurutkan menurut baris, kecuali argumen menurut_kolom tersebut Anda atur secara eksplisit menjadi bernilai TRUE. Menariknya lagi, fungsi SORT menghasilkan larik yang akan menjadi luapan, sehingga secara dinamis membuat rentang ukuran baru yang sesuai. Hal ini membuat Anda tidak perlu repot menarik garis sel ke bawah karena hasilnya akan otomatis meluber mengisi sel di sekitarnya.

Namun, Anda harus ingat bahwa fitur canggih ini memiliki batas fleksibilitas tertentu jika dibandingkan dengan fungsi saudaranya.

Fungsi SORTBY lebih fleksibel daripada SORT untuk mengurutkan data dalam kisi karena fungsi tersebut merujuk langsung pada rentang eksternal. Kekurangan lain dari rumus dinamis ini adalah adanya dukungan terbatas untuk larik dinamis antar buku kerja, di mana kedua buku kerja harus terbuka. Jika buku kerja sumber data ditutup, rumus di buku kerja tujuan akan menghasilkan error dan tidak bisa menampilkan data.

Untuk menemukan nilai tertinggi atau terendah dengan cepat tanpa rumus larik, Anda sebenarnya juga dapat menggunakan FilterOtomatis atau pemformatan bersyarat.

Pilihan metode pengurutan ini pada akhirnya kembali lagi pada struktur data dan tingkat kenyamanan Anda dalam mengoperasikan lembar kerja Excel. Bagi pemula, kombinasi FilterOtomatis dan menu klik kanan sudah lebih dari cukup untuk menyelesaikan tugas harian kantor dengan cepat.

Sementara bagi pengguna tingkat lanjut, penggunaan fungsi SORT dinamis merupakan investasi terbaik untuk membangun dashboard laporan yang otomatis dan minim intervensi manual.