Bikin Dokumen Rapi Ini Cara Menambah Ukuran Kertas F4 di Word

Menambahkan ukuran kertas F4 di Word merupakan solusi utama bagi Anda yang sering mendapati dokumen terpotong saat dicetak. Masalah ini sering kali muncul karena Microsoft Word secara bawaan tidak menyediakan pilihan standar untuk kertas F4 atau Folio.

Banyak pengguna yang salah kaprah dengan memilih ukuran Legal sebagai pengganti. Padahal, ukuran kedua jenis kertas ini sangat berbeda jauh dan berpotensi merusak tatanan margin dokumen Anda.

Sebagai salah satu produsen kertas ternama di Indonesia, SiDU memproduksi kertas F4 yang banyak digunakan untuk keperluan sekolah dan perkantoran. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk mengetahui cara memasukkan metrik standar ini ke dalam Word agar proses pencetakan berjalan sempurna.

Sebelum masuk ke langkah teknis, Anda harus memahami angka dimensi yang tepat untuk kertas F4. Berdasarkan standar yang beredar di pasar lokal, terdapat dua versi ukuran F4 yang sering digunakan dalam dunia digital.

Versi pertama memiliki ukuran dalam milimeter sebesar 210 x 330 mm, yang jika dikonversi ke sentimeter menjadi 21 x 33 cm atau 8.27 x 13.00 inci. Sementara itu, versi kedua memiliki lebar sedikit berbeda yaitu 215 x 330 mm atau 21,5 cm x 33 cm dengan konversi inci sebesar 8.27 in x 13.0 in.

Perbedaan ini sangat kontras jika dibandingkan dengan kertas Legal yang memiliki ukuran 216 x 356 mm atau 21,6 cm x 35,6 cm. Jika Anda memaksakan menggunakan setting Legal, teks di bagian bawah lembar kerja pasti akan hilang saat dicetak ke kertas F4.

Melihat data di atas, jelas terlihat bahwa panjang kertas Legal jauh melebihi F4. Menggunakan ukuran US Letter yang sebesar 8.50 x 11.00 inches juga bukan pilihan bijak karena kertas tersebut terlalu pendek.

Cara Menambah Ukuran Kertas F4 Melalui Page Setup Word

Langkah paling instan untuk mengubah ukuran lembar kerja adalah dengan memanfaatkan fitur Custom Size langsung di dalam dokumen. Metode ini sangat cocok jika Anda sedang terburu-buru dan hanya ingin menerapkan pengaturan pada satu dokumen saja.

Dari pengalaman saya menangani dokumen administrasi, metode ini merupakan pertolongan pertama yang paling sering berhasil tanpa perlu masuk ke sistem operasi. Ikuti langkah-langkah berurutan di bawah ini untuk menerapkannya:

1. Buka dokumen Microsoft Word yang ingin Anda edit formatnya.
2. Klik tab Layout atau Page Layout yang terletak pada barisan menu atas.
3. Pilih opsi Size, lalu geser kursor hingga ke bagian paling bawah dan klik More Paper Sizes.
4. Pada jendela Page Setup yang muncul, ubah opsi Paper Size menjadi Custom Size.
5. Masukkan angka 21,5 cm pada kolom Width dan 33 cm pada kolom Height jika Word Anda menggunakan satuan sentimeter.
6. Jika Word Anda menggunakan satuan inci, masukkan angka 8.27 pada Width dan 13.0 pada Height.
7. Klik tombol OK untuk menerapkan perubahan pada dokumen tersebut.

Kesalahan umum yang saya lihat adalah pengguna lupa memeriksa satuan unit di Word mereka, apakah menggunakan inci atau sentimeter. Memasukkan angka 21 ke dalam kolom inci akan membuat tampilan lembar kerja menjadi sangat raksasa dan rusak.

Cara Memasukkan Ukuran F4 Secara Permanen di Windows

Jika Anda tidak ingin repot memasukkan angka secara manual setiap kali membuat dokumen baru, Anda bisa mendaftarkannya ke sistem Windows. Dengan cara ini, pilihan F4 akan muncul secara permanen di daftar menu Microsoft Word Anda.

Dalam kasus yang sering saya temui, mendaftarkan kertas melalui driver printer jauh lebih efektif karena opsi ini akan langsung sinkron dengan mesin cetak. Berikut adalah panduan teknis yang bisa Anda ikuti melalui sistem kontrol printer:

1. Tekan tombol Windows pada keyboard, ketik Control Panel, lalu buka menu tersebut.
2. Pilih opsi View devices and printers di bawah kategori Hardware and Sound.
3. Klik satu kali pada salah satu ikon printer yang aktif untuk memunculkan menu tambahan di bagian atas.
4. Klik menu Print server properties yang muncul di barisan atas jendela.
5. Centang kotak Create a new form untuk membuka akses pengisian dimensi baru.
6. Tulis nama formulir baru Anda pada kolom Form name, misalnya dengan nama Kertas F4 Folio.
7. Pada bagian Form description, pilih satuan Metric lalu isi Width dengan 21.50 cm dan Height dengan 33.00 cm.
8. Klik tombol Save Form, lalu klik Close untuk menyimpan konfigurasi tersebut secara permanen.

Setelah Anda menutup jendela tersebut, silakan restart aplikasi Microsoft Word Anda untuk memuat ulang daftar kertas. Ketika Anda membuka menu Size kembali, pilihan Kertas F4 Folio yang baru saja dibuat sudah siap untuk digunakan.

Langkah Pengaturan Kertas F4 Bagi Pengguna Komputer Mac

Bagi Anda yang bekerja menggunakan ekosistem Apple, proses penambahan ukuran kertas ini memiliki sedikit perbedaan pada tampilan antarmuka. Sistem operasi MacOS menangani driver pencetakan dengan cara yang lebih tersentralisasi di dalam aplikasi itu sendiri.

Pengujian mandiri pada lingkungan kerja saya menggunakan spesifikasi Word 365, MacOS Ventura 13.2.1 (22D68), serta perangkat MacBook Pro 2017 menunjukkan hasil yang konsisten. Proses penyesuaian di sistem operasi ini justru terasa lebih ringkas jika dilakukan dengan urutan yang tepat.

• Pastikan printer Anda sudah terhubung dan terdeteksi dengan baik oleh sistem MacOS.
• Buka dokumen kerja Anda di aplikasi Word 365 untuk Mac.
• Klik menu File di bagian pojok kiri atas layar, lalu pilih opsi Page Setup.
• Pada bagian Paper Size, klik menu drop-down lalu pilih opsi Manage Custom Sizes di bagian paling bawah.
• Klik tanda plus (+) untuk menambah profil kertas baru, lalu beri nama profil tersebut sesuai keinginan Anda.
• Masukkan angka lebar 21.5 cm dan tinggi 33 cm pada kolom yang tersedia, kemudian klik OK.

Keunggulan dari sistem MacOS ini adalah profil custom yang Anda buat akan langsung tersimpan di dalam sistem core printing. Seluruh aplikasi pengolah kata lain di dalam perangkat MacBook Pro 2017 Anda juga akan otomatis mengenali ukuran tersebut.

Memastikan dokumen dikonfigurasi dengan ukuran F4 asli sebesar 33 cm akan menghindarkan Anda dari pemborosan kertas akibat salah cetak. Selalu lakukan pengecekan ulang melalui fitur Print Preview sebelum Anda menekan tombol cetak akhir.